Tietosuoja- ja rekisteriseloste
JJC Operations Oy:n yleinen tietosuoja- ja rekisteriseloste
Versio mukautuu Euroopan Unionin yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679)
Muokattu viimeksi 03.08.2024
Rekisterinpitäjä
JJC Operations Oy (3220104-2), myöhemmin yritys
c/o Hirvonen, Sammonkatu 76 A 51
33540 Tampere
Tietosuoja-asioista vastaava henkilö
Jarmo Hirvonen
Sammonkatu 76 A 51
33540 Tampere
+358 50 5500 209
info@jjco.fi
Rekisterin tarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on avata JJC Operations Oy:n henkilötietojen käsittelyn perusteet ja tavat. Henkilötietoja käsitellään muun muassa:
- Asiakkaan kontaktointia ja viestintää varten
- Asiakassuhteen ylläpitämistä varten
- Toimeksiannon solmimista ja sen suorittamista varten
- Yrityksen ja rekisterissä olevien oikeuksien valvomista ja toteuttamista varten
Tietojen keräämisen ja käsittelyn oikeusperuste
Asiakkaan suostumus
– Asiakkaan yhteydenoton tai muun tavan kautta Yritykselle tullut lupa käyttää asiakkaan yhteystietoja toimeksiannon hoitamiseksi ja asiakkaan kontaktointiin ja/tai markkinointiin erillisellä aina peruutettavissa olevalla markkinointiluvalla.
Sopimuksen täytäntöönpano
– Sopimuksen mukaisen toimeksiannon toteutukseen liittyvä oikeus asiakastiedon käyttöön.
Yrityksen oikeutettu etu
– Yritys käyttää asiakastietoja yllä mainitusti toimeksiantojen toteuttamiseen, asiakkaiden kanssa kommunikointiin, palvelun kehittämiseen ja toimeksiantojen laadun varmistamiseen. Käsittelemme tietoja myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi ja tarvittaessa yrityksen puolustamiseksi tarvittaessa.
Lakisääteiset velvoitteet
– Jos lakisääteiset velvoitteet vaativat asiakastietojen käsittelyä, käyttää Yritys asiakastietoja näissä tilanteissa tarpeen mukaisesti.
Asiakastietojen keruutavat ja kerätty data
Yritys voi kerätä asiakastietoja seuraavista lähteistä:
- Asiakkaan oma yhteydenotto puhelimella, sähköpostilla tai muulla tavalla suoraan Yritykseen.
- Yritys ja yhteisötietojärjestelmässä olevat tiedot
- Asiakkaan yhteydenotto Yrityksen sivuilla olevalla lomakkeella (sisältää valittavan ja peruutettavan yhteydenottoluvan asiakkaaseen)
- Muista vastaavista yksityisistä tai julkisista rekistereistä tai tietolähteistä saatavat tiedot
Yritys kerää dataa mm. seuraavia käyttötarkoituksia varten:
- Asiakkaiden yksilöiminen (henkilö- tai yritystiedot)
- Laskutus ja muut maksuun liittyvät tiedot
- Asiakkaiden kontaktointi
- Tuotteiden ja palveluiden markkinointi
Tietojen käsittely ja niiden säilytystapa ja -aika
Tietoihin on pääsy vain Yrityksen henkilöstöllä. Henkilötietoja käsittelee vain Yrityksen luotettavat henkilöt. Tietojen käsittely tapahtuu yrityksen päätelaitteilla, joiden data on salattu. Tietojen käsittely ja verkkosivuston hallinta tapahtuvat suojatun yhteyden kautta. Sähköpostien välityksessä käytetään SSL yhteyksiä. Sähköposti ei kuitenkaan ole turvapostin tasolla salattu. Yrityksellä ei ole käytössään turvapostipalvelua. Yrityksellä on käytössään pilvipalvelu, jossa se säilyttää toimeksiantojen tietoja. Pilvipalvelussa säilytetty data sijaitsee EU tai ETA alueella.
Yritys säilyttää asiakastietoja myös laskutus- ja asiakashallintajärjestelmissä. Myös näiden järjestelmien tiedot säilytetään EU tai ETA alueella.
Yritys säilyttää asiakastietoja pääasiassa kolmen vuoden ajan toimeksiannon päättymisestä. Tämän jälkeen toimeksiantoihin liittyvä data poistetaan yrityksen järjestelmistä. Poikkeuksena datan pidempiaikaiselle säilytykselle voi olla tarve yrityksen laskutusperusteen toteuttamiseksi tai muun oikeuden turvaamiseksi toimeksiannon todentamisen ja sen sisällön osalta.
Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
JJC Operations Oy ei käytä henkilö- tai yritysasiakkaiden tietoja profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.
Tietojen siirto ja luovutus
JJC Operations Oy ei pääsääntöisesti siirrä tietoja EU tai ETA -alueen ulkopuolelle. Tilanteessa, jossa Yritys siirtää tai säilyttää tietoja EU tai ETA-alueen ulkopuolella, huolehtii yritys asianmukaisesta tietoturvasta ja tietojen säilytyksestä asianmukaisesti. Yritys käyttää toiminnassaan järjestelmiä ja ohjelmia ja/tai ohjelmistoja joiden tietoturva on hoidettu asianmukaisesti palveluntarjoajan toimesta. Alihankintaa käytettäessä Yritys voi jakaa toimeksiannon toteuttamiseen tarvittuja tietoja alihankkijalle.
Muuna poikkeuksena tietojen luovutukselle on viranomaisten lakiin perustuva kirjallinen pyyntö.
Rekisterissä olevien oikeudet
Yritys valvoo rekisteriä ja ylläpitää rekisterinpitäjän ja rekisteröityjen oikeuksia. Alla erittely rekisterissä olevien oikeuksista rekisterissä oleviin tietoihin. Lisätietoja henkilöasiakkaiden oikeuksista omiin tietoihinsa löydät tietosuojavaltuutetun sivuilta.
Oikeus tietää henkilötietojen käsittelystä
Rekisteröidyllä on oikeus tietää käytetäänkö hänen henkilötietoja ja jos käytetään, niin mitä henkilötietoja ja mihin tarkoitukseen. Yrityksellä on velvollisuus tunnistaa henkilö, joka käyttää oikeuttaan henkilötietojensa tarkasteluun ennen niiden luovutusta. Tunnistamiseen voidaan käyttää vain yrityksellä olevaan dataan vertailukelpoista tietoa.
Oikeus tietojen muuttamiseen tai niiden korjaamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus täydentää rekisterissä olevia tietojaan, kuitenkin vastaten niiden asianmukaisuudesta. Rekisteröidyllä on oikeus korjata omia tietojaan, mikäli hän huomaa rekisterissä olevan vääriä tietoja. Rekisteröity on velvollinen toimittamaan ajankohtaiset tiedot tämän kaltaisessa tilanteessa.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista rekisteristä jos niiden säilytykselle ei ole tarvetta tai jos rekisteröity huomaa tietoja käytetyn laittomasti.
Yritys voi kieltäytyä poistamasta rekisteröidyn tietoja seuraavista syistä:
- Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen
- yleinen etu, esimerkiksi arkistointi tai muistiinpanovelvollisuus
- oikeusvaateiden laatiminen, esittäminen ja puolustaminen
Oikeus tietojen siirtämiseen toiseen järjestelmään
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa siirtämiseen järjestelmästä toiseen. Tämä voi tapahtua toimittamalla henkilötiedot rekisteröidylle tai rekisteröidyn toiveesta suoraan uuteen kohderekisteriin.
Oikeus tietojen siirtämiseen koskee vain rekisteröityä koskevaa, muokkaamatonta tietoa. Yrityksen toimeksiannoissa yhteydessä luotu ja muokattu tieto on Yrityksen liikesalaisuuden piiriin kuuluvaa.
Oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä jos rekisteröity epäilee rekisterissä olevien tietojen olevan virheellisiä, niitä käytettävän lainvastaisesti, niiden olevan tarpeettomia tai jos rekisteröity on pyytänyt tietojen poistamista ja Yritys ei ole vielä reagoinut poistopyyntöön ja asiaa ei ole käsitelty loppuun saakka.
Rajoitustilanteessa yritys saa käsitellä rekisterissä olevia tietoja vain
- Rekisteröidyn antamalla suostumuksella
- Oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen takia
- Yleisen edun takia
- Jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi
Oikeus peruuttaa tietojen käsittelyn suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa tietojen käsittelyn suostumus jos käsittely on perustunut vain suostumukseen, eikä tietojen käsittely ole vaadittua toimeksiantosuhteen, laskutussuhteen tai Yrityksen puolustamisen vuoksi.
Oikeus ottaa yhteyttä Tietosuojavaltuutettuun
Rekisteröidyllä on oikeus ottaa yhteyttä Tietosuojavaltuutetun toimistoon tapauksessa, jossa hän kokee tietojensa käsittelyn olleen asiatonta, tietojensa vaaraantuneen tai jos Yritys ei rekisteröidyn mielestä toimi asianmukaisella tavalla rekisterissä olevien tietojen kanssa.
Lisätietoja Tietosuojavaltuutetun toimistosta ja tietosuojasta löydät osoitteesta www.tietosuoja.fi
Yhteydenotto
Jos halua lisätietoja henkilötietojen käsittelystä Yrityksessämme tai sinulla on muuten kysyttävää, voit ottaa yhteyttä tämän rekisteriselosteen yläosasta löytyvillä yhteystiedoilla.
Oikeus rekisteriselosteen muutoksiin
Yritys varaa oikeuden muuttaa rekisteriselosteen sisältöä tarvittaessa milloin tahansa. Yritys suosittelee asiakkaitaan tutustumaan tietosuoja- ja rekisteriselosteeseen tasaisin väliajoin, jotta rekisteröidyillä on ajankohtaiset tiedot tietojensa käsittelystä.